manajemen logistik sesi 4 bagian 2

FUNGSI PERENCANAAN DAN PENENTUAN KEBUTUHAN SERTA PENGANGGARAN LOGISTIK

Penyusun  : Ahmad Rahadian, SH., MM

A.      Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan
Fungsi Perencanaan
Perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, aturan, gagasan, pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan. Fungsi perencanaan mencakup aktivitas dalam menetapkan sasaran-sasaran, pedoman-pedoman, pengukuran penyelenggaran bidang logistik.
Perencanaan dapat dibagi kedalam tiga periode, antara lain:
1.      Rencana jangka panjang (long range)
2.      Rencana jangka menengah (mid range)
3.      Rencana jangka pendek (short range)

Fungsi Penentuan Kebutuhan
Penentuan kebutuhan merupakan segala kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian dari perencanaan dan merupakan dasar serta pedoman dalam melakukan suatu tindakan tertentu di bidang kebutuhan peralatan dan perlengkapan.
Faktor-faktor yang mempengaruhi fungsi penentuan kebutuhan:
1.      Yuridis, meliputi peraturan-peraturan, prosedur dan persyaratan.
2.      Persyaratan proyek, meliputi tujuan, kondisi lokasi serta transportasi.
3.      Evaluasi sosio ekonomi, meliputi perkiraan dan evaluasi pengaruhnya terhadap kehidupan sosial ekonomi masyarakat.
4.      Evaluasi tekno ekonomi perkiraan dan evaluasi hal-hal yang terkait dengan teknologi dan pengembangannya terhadap aspek ekonomi. Adapun jenis-jenis teknologi itu sendiri antara lain, teknologi padat alat, teknologi padat karya dan teknologi madya.
5.      Perkembangan swadaya dan swasembada
6.      Inventarisasi dan pemeliharaan
7.      Perkembangan biaya
8.      Perkembangan industri dan suplai
9.      Perkembangan politis
10.     Pertimbangan khusus penggunaan alat-alat besar
Melalui fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan akan dihasilkan:
a.      Rencana pembelian
b.      Rencana rehabilitasi
c.      Rencana dislokasi
d.      Rencana sewa
e.      Rencana pembuatan

B.      Fungsi Penganggaran
Penganggaran (budgeting) adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan  dalam suatu skala standar tertentu yaitu skala mata uang dan jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku baginya.
Dalam fungsi penganggaran, semua rencana dari fungsi-fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan disesuaikan dengan besarnya pembiayaan dari dana-dana yang tersedia. Dalam usaha penyempurnaan anggaran perlengkapan/logistik diharapkan adanyan macam-macam, sebagai berikut:
a.       Anggaran pembelian
b.      Angaran perbaikan dan pemeliharaan
c.      Anggaran penyimpanan dan penyaluran
d.      Anggaran penelitian dan pengembangan barang
e.      Anggaran penyempurnaan administrasi barang
f.      Anggaran pengawasan barang
g.      Anggaran penyediaan dan peningkatan mutu personil (diklat)
Hasil dari fungsi ini sangat menentukan berhasilnya penyelenggaraan fungsi-fungsi lainnya seperti pengadaan, penyimpanan, penyaluran pemeliharaan, penghapusan dan pengendalian.

FUNGSI PENGADAAN
A.      DASAR-DASAR PENGADAAN
1.      Fungsi Pengadaan
Pengadaan ialah segala kegiatan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya tidak ada menjadi ada.
2.      Pembelian
Sebelum melaksanakan pembelian, harus ditentukan dulu dengan seksama tiga hal pokok, yaitu badan pelaksana pembelian, jenis dan bentuk pembelian dan metode/cara pembelian.
a.      Badan pelaksana pembelian
Dalam pelaksanaan pembelian pada dasarnya terkait tiga unit pokok, yaitu:
1.      Kantor pembelian (purchasing pffice)
2.      Unit pemakai (using department )
3.      Tenaga ahli/konsultan (technical expert)
b.      Jenis dan bentuk pembelian
Dalam menentukan bentuk dan jenis pembelian, terlebih dahulu harus diketahui obyek (peralatan, perlengkapan, jasa) yang akan dibeli, asal obyek dan sunber pembiayaan.
1.      Obyek yang akan dibeli, meliputi pembelian jasa, pengadaan jasa kontraktor dan pembelian barang.
2.      Asal obyek yang akan dibeli, meliputi pembelian dalam negeri dan pembelian luar negeri.
3.      Sumber pembiayaan, terdiri atas sumber pembiayaan dalam negeri dan sumber pembiayaan luar negeri

c.      Metode/cara pembelian
1.      Pelanggan Terbuka (formal tender)
Cara ini memberikan kemungkinan kepada para usahawan untuk memberikan pelayanan kepada pembeli dan pihak pembeli pun kemungkinan memberikan perlakuan yang sama dan wajar bagi usahawan manapun. Metode ini memberikan banyak biaya dan prosedur yang cukup rumit, sehingga memerlukan waktu yang lama.
2.      Pelanggan Terbatas (selective tender)
Pembelian dilaksanakan apabila perlengkapan dan peralatan yang akan dibeli memerlukan desain khusus dan produsennya terbatas.
3.      Pembelian dengan Penunjukkan Langsung (informal tender)
Pembeli dapat menunjuk perusahaan tertentu sebagai pelaksana pengadaan tanpa melalui salah satu prosedur pelanggan.

B.      PENGADAAN PERALATAN DAN PERLENGKAPAN
Proses pengadaan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:
1.      Perencanaan dan penentuan kebutuhan
Perencanaan proses pengadaan/pembelian peralatan dan perlengkapan sejak dari awal sampai pada barang diterima ditempat harue tersusun dan tergambar dengan jelas.
2.      Penggunaan dokumen tender
Pada umumnya isi dokumen tender meliputi undangan pelanggan, petunjuk untuk para peserta pelelangan, syarat-syarat umum dan khusus, syarat teknis dan gambar-gambar teknik, bentuk/formulir penawaran, ikatan kontrak/surat perjanjian.
3.      Pengiklanan /penyampaian undangan lelang
Iklan dipasang melalui media massa dan undangan yang disampaikan langsung kepada perusahaan atau pihak lain yang diharapkan.
4.      Pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran
Dokumen penawaran yang telah diberi sampul bersegel disampaikan kepada panitia, penawaran yang masuk semuanya dibuka pada waktu dan tempat yang sudah ditetapkan.
5.      Evaluasi penawaran
Evaluasi tender terdiri dari evaluasi administrasi, evaluasi teknis dan evaluasi faktor-faktor lain.
6.      Pengusulan dan penentuan pemenang
Panitia mengumumkan pemenang pada para peserta lelang baik secara lisan dalam suatu pertemuan maupun tertulis yang dikirimkan langsung kepada seluruh para peserta.
7.      Masa sanggah
Apabila sanggahan ternyata benar, maka harus diadakan lelang ulang (re-tender), tetapi bila ternyata tidak benar maka proses pelelangan dilanjutkan ke tahap berikutnya.
8.      Penunjukkan pemenang
Berdasarkan keputusan penetapan pemenang pimpinan proyek menunjuk pemenang pelelangan sebagai pemegang pelaksana pengadaan.
9.      Pengaturan kontrak
Tahap pengaturan kontrak meliputi kegiatan penyusunan draft kontrak, permintaan persetujuan atas draft kontrak dan penandatanganan kontrak.
10.     Pelaksanaan kontrak
Pihak penjual berkewajiban menyerahkan barang dan jasa dalam waktu, tempat dan harga yang telah ditetapkan dan pembeli melaksanakan pembayaran.
C.      PENGADAAN JASA KONTRAKTOR
1.      Prosedur Pelelangan
Pemberian pekerjaan pada kontraktor pada prinsipnya dilakukan melalui pelelangan terbuka (umum), terbatas atau penunjukkan langsung. Adapun proses pengadaan jasa kontraktor telah dijelaskan pada point B, dimana pada dasarnya isi kegiatan dari proses tersebut terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan, antara lain;
a.      Dokumen lelang pada pengadaan jasa konstruksi pada pengadaan jasa konstruksi terdiri dari gambar-gambar konstruksi serta rancana kerja dan syarat-syarat (RKS).
b.      Pemberian penjelasan, diberikan untuk menghindari kekeliruan atau memberikan keterangan secara rinci.
c.      Dalam evaluasi dipergunakan asas administratif, teknis, keuangan, klarifikasi, prinsip penawarang yang saling menguntungkan dan sanggahan

2.      Penunjukkan Langsung dalam Pengadaan Jasa Kontraktor
Penunjukkan langsung merupakan proses pemberian pekerjaan kepada kontraktor tanpa melalui pelelangan secaran terbuka atau terbatas. Adapun prosedur penunjukkan langsung biasanya berdasarkan batasan nilai pekerjaan:
a.      Penunjukkan langsung kepala kantor/satuan kerja/pimpinan proyek.
b.      Penunjukkan langsung oleh menteri yang bersangkutan.
D.      PENGENDALIAN PENGADAAN
Pengendalian pengadaan  tidak hanya dilaksanakan pada waktu pelelangan dimulai sampai barang/pekerjaan diserahkan, tetapi jauh sebelumnya sejak mulai penentuan kebutuhan dan perencanaan sampai dengan barang/pekerjaan digunakan dan dilaksanakan pemeliharaan.
Beberapa hal lain yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan fungsi pengendalian ini, adalah:
1.      Kode  etik pengadaan baik dalam hubungan interpersonal, pemberian keterangan dan pembatasan terhadap yang melanggar etika.
2.      Pelelangan pengadaan barang, setiap pelaksanannya harus dibentuk panitia pelelangan.
3.      Pengadaan barang dengan bantuan luar negeri. Pinjaman yang diperoleh dari luar negeri harus diusahakan secara maksimal karena kredit tersebut merupakan beban yang harus dibayar kembali.
4.      Prakualifikasi, masalah prakualifikasi perlu diperhatikan mengingat pada pelelangan terbatas dan penunjukkan langsung hanya rekanan yang telah lulus prakualifikasi yang dapat mengikutinya dimana tercatat dalam Daftar Rekanan yang Mampu.

FUNGSI PENYIMPANAN, PENYALURAN DAN  PEMELIHARAAN LOGISTIK
A.      FUNGSI PENYIMPANAN
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan didalam ruang penyimpanan.
Fungsi ini mencakup segala kegiatan mengenai pengurusan dan pengelolaan penyimpanan barang persediaan (termasuk barang-barang khusus). Fungsi penyimpanan termasuk didalamnya kegiatan-kegiatan mengenai:
1.      Perencanaan/penyiapan/

pengembangan ruang-ruang penyimpanan (storage space).
2.      Penyelengaraan tata laksana penyimpanan (storage procedur).
3.      Perencanaan/penyimpanan/pengoperasian alat-alat pembantu pengatur barang (material handling equipment).
4.      Tindakan-tindakan keamanan dan keselamatan (security and safety).
Dalam kenyataan fungsi penyimpanan seringkali menghadapi masalah yang rumit karena faktor-faktor sebagai berikut:
1.      Penanganan administrasi fisik
2.      Unsur pertanggungjawaban
3.      Pengadministrasian
4.      pembiayaan yang khusus berupa modal yang ditanan dan biaya operasi.
Faktor-faktor yang perlu diperhatikandalam funfsi penyimpanan, antara lain:
1.      Pemilihan lokasi
2.      Barang (jenis dan bentuk barang atau bahan yang akan disimpan )
3.      Pengaturan ruang (ruang atau denah penyimpanan)
4.      Prosedur/sistem penyimpanan
5.      Penggunaan alat bantu
6.      Pengamanan dan keselamatan.
Ruang penyimpanan gedung dapat digolongkan menjadi:
1.      Gedung terbuka, terdiri dari:
–       Gedung terbuka yang tidak diolah, yaitu berupa lapangan terbuka tang permukaannya hanya diratakan tanpa perkerasan.
–       Gedung terbuka yang diolah, yaitu lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras dengan melapiskan bahan yang serasi.
2.      Gedung semi tertutup (open shea) atau lumbung (shea), merupakan suatu kombinasi antara penyimpanan terbuka dan penyimpanan dalam gedung.
3.      Gedung tertutup, merupakan suatu ruang penyimpanan dalam suatu bangunan beratap dinding sampins dan dinding ujung.
Ditinjau dari jenis barang yang disimpan, gedung tertutup digolongkan ke dalam beberapa jenis bentuk, antara lain:
a.      Gedung transit
b.      Gedung serbaguna
c.      Gedung kedap udara
d.      Gedung pendingin
e.      Tangki kering (dry tank)
f.      Gedung penyimpanan tahan api/panas
g.      Dangau orang eskimo (iglou)
B.      FUNGSI PENYALURAN
Penyaluran merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan , penyelenggaraan dan pengaturan pemindahan barang dari suatu tempat ke tempat lain, yaitu dari tempat penyimpanan ke tempat pemakainya.
Pada umumnya masalah penyaluran masalah penyaluran banyak sekali dipengaruhi oleh faktor-faktor perhubungan dan komunikasi, seperti:
a.      proses administrasi
b.      proses penyampaian berita melalui radio, telekomunikasi, telex, pos, komputer dan sebagainya
c.      proses pengeluaran fisik barang
d.      proses pengangkutan
e.      proses pembongkaran
f.      pelaksanaan rencana yang telah ditentukan
Dalam proses penyaluran perlu monitoring dan usaha-usaha yang mendorong kelancaran agar tahap-tahap penyaluran dan barang-barang datang tepat pada waktunya.
C.      FUNGSI PEMELIHARAAN
Pemeliharaan adalah suatu usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis dan daya guna suatu alat produksi atau fasilitas  kerja dengan cara merawat, memperbaiki, merehabilitasi dan menyempurnakan.
Fungsi pemeliharaan pada dasarnya merupakan kegiatan menambah umur peralatan, peningkatan efisiensi pada umumnya dan penghematan anggaran pada khususnya. Dibidang pemeliharaan, unsur bengkel mempunyai peranan penting, misalnya dalam lingkungan pemerintah tingkatan bengkel terdiri dari bengkel pusat, bengkel wilayah dan bengkel daerah/lapangan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pemeliharaan:
1.      Tahap perencanaan (prapelaksanaan pemeliharaan) yang mencakup:
a.      Desain sistem pemeliharaan yang sederhana dan praktis
b.      Evaluasi tekno ekonomis terhadap barang dan peralatan
c.      Meengikuti perkembangan industri dan suplai, baik industri suplai dalam negeri maupun luar negeri.
2.      Tahap pelaksanaan pemeliharaan, mencakup hal:
a.      Pengamatan inventarisasi peralatan yang dipakai dan inventarisasi yang harus diusahakan
b.      Tersedianya buku-buku untuk setiap peralatan/barang, seperti operator manual, maintenance manual, katalog dan lain-lain.
c.      Jadwal pemeliharan harus dilaksanakan secara konsekuen dan pengecekan mendadak kesiapan bengkel-bengkel.
d.      Pengamatan tentang kemampuan (performance) dari setiap alat/barang.
e.      Prinsip sarana bengkel harus dekat dengan peralatan dan harus diterapkan.
3.      Tahap paska (post)pelaksanaan pemeliharaan
Pada tahap ini hal yang harus diperhatikan, antara lain:
a.      Persiapan pengajuan anggaran hasil pengkajian pada tahap sebelumnya.
b.      Pembuatan daftar kebutuhan suku cadang, bahan yang digunakan dan barang lain yang diperlikan unuk penyempurnaan.
c.      Pengkajian dan peninjauan kembali akan sistem pemeliharaan, penyediaaan tenaga, sistem anggaran dan para supplier.
Pada umumnya hirarki tugas-tugas bengkel diatur melalui pelaksanaan tingkat-tingkat pemeliharaan, yaitu:
Tingkat I       : bersifat pencegahan (prefentif)
Tingkat II      : dilakukan secara periodik/berkala oleh tenaga mekanik terdidik
Tingkat III     : dilakukan oleh tenaga ahli terdidik  dan khusus yang dapat  bekerja di lapangan atau bengkel.
Tingkat IV      : dilakukan oleh unit pemeliharaan teretentu yang mempunyai perlengkapan cukup sampai pada alatalat test dan presisi (overhaul)
Tingkat V       : rehabilitasi/reconditioning/rebuild peralatan mekanis yang sebenarnya merupakan perakitan (assembling).

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: