Pengantar Manajemen

PENGANTAR MANAJEMEN

BAB I

PENGERTIAN MANAJEMEN

DEFINISI MANAJEMEN

Menurut Stoner, manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

MANAJEMEN SEBAGAI ILMU DAN SENI

Luther Gullick mengartikan manajemen sebagai suatu bidang ilmu pengetahuan (science) yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan/organisasi. Adapun ilmu pengetahuan itu meliputi ekonomi, akuntansi, politik, pemerintahan dan sebagainya.

Manajemen sebagai seni, maksudnya manajer selalu menggunakan pendekatan seni dalam segi perencanaan, kepemimpinan, komunikasi, dan segala yang menyangkut unsur manusia. Dengan seni, maka suasana kerja yang semula menjemukan, kembali berubah menjadi menyenangkan.

MANAJEMEN SEBAGAI PROFESI

Edgar H. Scheim menguraikan beberapa poin penting dari manajemen sebagai profesi :

  1. Para professional membuat keputusan atas dasar prinsip-prinsip umum terutama yang menyangkut skill para staf.
  2. Para professional mendapatkan status mereka karena mencapai standar operasional kerja tertentu berdasarkan prestasi kerja.
  3. Para professional harus ditentukan oleh suatu kode etik yang kuat dan disiplin.

UNSUR, TUJUAN, DAN FUNGSI MANAJEMEN

Unsur-unsur manajemen menurut Emerson et. al terdiri dari :

  1. Men (manusia)
  2. Materials (barang)
  3. Money (uang)
  4. Machines (mesin)
  5. Methods (metode)

Sedangkan menurut Peterson O.F, terdiri dari :

  1. Men (manusia)
  2. Facilities (sarana)
  3. Method (pendekatan atau cara)

Demikian pula menurut G.R. Terry, terdiri dari :

  1. Men and women (manusia)
  2. Materials (barang)
  3. Machines (mesin)
  4. Methods (metode)
  5. Money (uang)
  6. Markets (pasar)

Tujuan manajemen adalah :

  1. Untuk mencapai tujuan yang ditetapkan organisasi.
  2. Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan.
  3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas suatu pekerjaan dalam organisasi.

Fungsi manajemen terdiri dari :

Merupakan pengembangan dari unsur-unsur manajemen sebagai berikut :

  1. Perencanaan. (Planning)

Adalah pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi, dan penentuan strategi, kebijakan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran, dan standar yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tokohnya Frederick.W. Taylor, yang telah mengalihkan fungsi perencanaan dari karyawan operasi ke para manajer.

  1. Pengorganisasian (Organizing)

Adalah penentuan sumber daya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. Termasuk didalamnya perancangan dan pengembangan suatu organisasi, penugasan tanggung jawab tertentu dan kemudian, pendelegasian wewenang.

  1. Penyusunan personalia (Staffing)

Adalah penarikan karyawan (rekrutmen), latihan (training), dan pengembangan (developing), serta penempatan dan pemberian orientasi para karyawan dalam lingkungan kerja.

  1. Pengarahan (Directing)

Adalah fungsi untuk membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan dan harus mereka lakukan. Fungsi ini melibatkan kualitas, gaya dan kekuasaan pemimpin serta kegiatan kepemimpinan perusahaan.

  1. Pengawasan (Controlling)

Pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang ditetapkan.

Terdiri dari :

  • Pengawasan positif, mencoba untuk mengetahui apakah tujuan
  • Pengawasan negatif, mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan jangan sampai terulang lagi.

BAB II, III

PENGERTIAN ORGANISASI,

MANAJEMEN DAN MANAJER

DEFINISI ORGANISASI

Organisasi adalah suatu wadah atau tempat yang terdiri dari berbagai individu dan kelompok yang memiliki kepentingan yang sama guna mencapai tujuan yang diinginkan.

Sedangkan menurut Henry Fayol, organisasi adalah sekumpulan manusia yang memiliki keinginan untuk mewujudkan tujuan bersama.

Menurut Pres RI 1 Soekarno, organisasi adalah wadah ketika semua tugas administrasi dijalankan sebagai tahapan untuk mencapai tujuan bersama.

HUBUNGAN ANTARA MANAJEMEN DENGAN ORGANISASI

Bahwa manajemen dapat diketemukan di semua organisasi manusia. Manajemen juga dibutuhkan untuk semua tipe kegiatan yang diorganisasi dan dalam semua tipe organisasi. Dalam praktek, manajemen dibutuhkan dimana saja orang-orang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

KEPENTINGAN MANAJEMEN TERHADAP  ORGANISASI

Pada umumnya berbentuk berbagai aplikasi dari manajemen itu sendiri :

  • Pengelompokkan pekerjaan

    Manajemen dapat berarti suatu kelompok orang yang melaksanakan tugas-tugas atau fungsi-fungsi manajerial. Ini digunakan untuk menyebut seluruh individu dalam kelompok tersebut secara kolektif.

    • Seorang individu

      Individu yang melaksanakan fungsi-fungsi manajerial atau bagian dari kelompoknya secara keseluruhan dapat disebut bagian dari manajemen.

        • Suatu disiplin akademik

          Manajemen adalah suatu bidang spesialisasi akademik atau suatu bidang studi.

            • Suatu proses

              Manajemen juga merupakan suatu proses, karena mencakup pelaksanan suatu rangkaian tipe-tipe khusus kegiatan organisasi.

              Tingkatan Manajemen

              Tingkatan manajemen dalam organisasi terdiri dari :

                • Manajer lini – pertama.

                  Bertugas memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional, yang lebih dikenal dengan kepala bagian atau pimpinan (leader), mandor (foremen), dan penyelia (superviors). Misalnya, kepala bagian keuangan, manajer penjualan.

                    • Manajer menengah.

                      Meliputi beberapa tingkatan dalam organisasi dimana para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya dan kadang-kadang juga karyawan operasional, lebih dikenal dengan nama manajer departemen, manajer supervisi, kepala bagian, dan sebagainya.

                        • Manajer puncak.

                          Klasifikasi manajer tertinggi ini terdiri dari kelompok-kelompok kecil eksekutif. Manajer puncak bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi. Lebih dikenal dengan nama direktur, presiden, kepala divisi, wapres direktur.

                          MANAJER FUNGSIONAL DAN UMUM

                          Manajer fungsional bertanggung jawab hanya pada satu kegiatan organisasi, seperti produksi, penjualan, pemasaran, keuangan, kepegawaian, atau akuntansi. Kegiatan-kegiatan dari fungsi-fungsi manajemen lainnya ada di bawah tanggung jawab manajer-manajer fungsional. Contohnya, manajer pemasaran bertanggungjawab atas seluruh kegiatan distribusi, tetapi ia juga harus minta bantuan kepada manajer personalia untuk menangani masalah-masalah tenaga penjualannya.

                          Manajer umum mengatur mengawasi, dan bertanggung jawab atas satuan kerja keseluruhan atau divisi operasi yang mencakup semua atau beberapa kegiatan fungsional satuan kerja.

                          KEGIATAN-KEGIATAN MANAJER

                          Terbagi menjadi ;

                          1. Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain.
                            1. Manajer memadukan dan menyeimbangkan tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan menetapkan prioritas-prioritas.
                            2. Manajer bertanggung jawab atas semua pekerjaan di kantor dan mempertanggung jawabkannya kepada atasan langsung.
                            3. Manajer harus berpikir secara analitis dan konseptual.
                            4. Manajer adalah seorang mediator.
                            5. Manajer adalah seorang politisi.
                            6. Manajer adalah seorang diplomat.
                            7. Manajer mengambil keputusan-keputusan yang sulit.

                          Selain itu, ada pula :

                          • Kegiatan administratif

                            Terdiri dari pemrosesan kertas kerja, penyiapan dan administrasi anggaran, monitoring kebijaksanaan dan prosedur, dan pemeliharaan stabilitas operasi.

                              • Kegiatan teknis

                                Terdiri dari pekerjaan dengan peralatan-peralatan, pemecahan masalah teknis, dan pelaksanaan fungsi-fungsi teknis.

                                  • Kegiatan pribadi

                                    Terdiri dari pengaturan waktu, pengembangan karir pribadi, dan keterliatan dengan kehidupannya sendiri.

                                    KETERAMPILAN MANAJERIAL

                                    Adalah keterampilan yang dimiliki seorang pimpinan di perusahaan dalam mengambil keputusan secara analisa maupun secara teknis dengan metode matematis.

                                    Terdiri dari :

                                    1. Keterampilan konseptual (conceptual skills) adalah keterampilan mental untuk mengkoordinasilan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi.
                                    2. Keterampilan kemanusiaan (human skills) adalah kemampuan untuk bekerja dengan memahami dan mendorong orang lain untuk maju.
                                    3. Keterampilan administratif (administrative skills) adalah seluruh keterampilan yang menyangkut hal yang berhubungan dengan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan kepegawaian  berikut pengawasan.
                                    4. Keterampilan teknik (technical skill) adalah kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan, prosedur-prosedur, atau teknik-teknik dari suatu bidang tertentu seperti akuntansi, produksi, penjualan, atau permesinan dan sebagainya.

                                    BAB IV

                                    PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN

                                    ALIRAN MANAJEMEN

                                    Manajemen Ilmiah

                                    Frederick W. Taylor

                                    Ia menjelaskan arti manajemen ilmiah sebagai berikut :

                                    1.  manajemen ilmiah merupakan penerapan metode ilmiah pada studi, analisa, dan pemecahan masalah-masalah organisasi.

                                    2.  manajemen ilmiah adalah seperangkat mekanisme-mekanisme atau teknik-teknik untuk meningkatkan efisiensi kerja lembaga / perusahaan/organisasi.

                                    Taylor telah memperkenalkan 4 (empat) prinsip dasar dalam manajemen ilmiah :

                                    1. perkembangan metode-metode ilmiah dalam manajemen, agar seluruh pekerjaan di kantor dapat dikoordinasikan dengan baik
                                    2. seleksi ilmiah untuk karyawan, agar setiap karyawan dapat diberikan tanggung jawab atas sesuatu tugas sesuai dengan kemampuannya.
                                    3. pendidikan dan pengembangan ilmiah para karyawan
                                    4. kerjasama yang baik antara manajemen dan tenaga kerja.

                                    Frank and Lillian Gilbreth

                                    Frank Gilbreth memperkenalkan teori gerak dan waktu, menciptakan teknik manajemen yang diilhami Taylor. Ia mengemukakan pentingnya efisiensi atau penyederhanaan pekerjaan yang rumit dalam menyelesaikan suatu tugas.

                                    Lilian Gilbreth memperkenalkan berbagai segi kehidupan manusia dalam bekerja, seperti seleksi, penempatan dan latihan personalia. Baginya, manajemen ilmiah memiliki satu tujuan akhir yaitu membantu para karyawan mencapai seluruh potensinya sebagai makhluk hidup.

                                    Henry Gantt

                                    Ia mengemukakan gagasan-gagasan kerjasama yang saling menguntungkan antara tenaga kerja dan manajemen, seleksi ilmiah tenaga kerja, system insentif (bonus) untuk merangsang produktivitas, dan penggunaan instruksi-instruksi kerja yang terperinci.

                                    Pendapatnya yang menarik adalah penggunaan metode grafik (Gantt’s Scheme) untuk perencanaan, koordinasi, dan pengawasan produksi yang dikembangkan dengan metode penjadwalan kerja modern.

                                    Harrington Emerson

                                    Ia menyatakan bahwa pemborosan dan ketidakefisienan adalah masalah-masalah utama yang seringkali muncul di perusahaan-perusahaan. Oleh sebab itu ia mengemukakan berbapa prinsip-prinsip efisiensi sebagai berikut :

                                    1.  Tujuan-tujuan yang dirumuskan dengan baik

                                    2.  Kegiatan yang dilakukan masuk akal

                                    3.  Adanya staf yang cakap

                                    4.  Disiplin

                                    5.  Balas jasa yang adil

                                    6.  Laporan-laporan yang terpercaya, segera, akurat

                                    7.  Pemberian perintah – perencanaan dan pengurusan kerja

                                    8.  Adanya standar-standar dan skedul-skedul – metoda dan waktu setiap kegiatan

                                    9.  Kondisi yang distandarisasi

                                    1. Operasi yang distandarisasi
                                    2. Instruksi-instruksi praktis tertulis yang standar
                                      1. Balas jasa efisiensi – rencana insentif

                                    Teori Organisasi Klasik

                                    Henry Fayol

                                    Fayol memperkenalkan operasi yang terjadi dalam perusahaan sebagai berikut :

                                    1.  Teknik – produksi dan manufacturing produk.

                                    2.  Komersial – pembelian bahan baku dan penjualan produk.

                                    3.  keuangan (financial) – perolehan dan penggunaan modal.

                                    4.  keamanan – perlindungan karyawan dan kekayaan.

                                    5.  akuntansi – pelaporan, dan pencatatan biaya, laba, rugi, utang.

                                    6.  manajerial – kemampuan manajer dalam mengambil keputusan.

                                    Iapun memperkenalkan beberapa prinsip manajemen umum sebagai berikut :

                                    1. Pembagian kerja – adanya spesialisasi akan meningkatkan efisiensi pelaksanaan kerja.
                                    2. Wewenang – hak untuk memberi perintah dan dipatuhi.
                                    3. Disiplin – harus ada respek dan ketaatan pada peranana dan tujuan organisasi.
                                    4. Kesatuan perintah – setiap karyawan hanya menerima perintah dari pimpinan.
                                    5. Kesatuan pengarahan – operasi-operasi dalam organisasi yang mempunyai tujuan yang sama dengan penggunaan satu rencana.
                                    6. Meletakkan kepentingan perorangan di bawah kepentingan umum – kepentingan perorangan harus tunduk kepada kepentingan organisasi.
                                    7. Balas jasa – kompensasi untuk pekerjaan yang dilaksanakan harus adil baik bagi karyawan maupun pemilik.
                                    8. Sentralisasi – adanya keseimbangan yang tepat antara sentralisasi dan desentralisasi.
                                    9. Keadilan – harus ada kesamaan perlakuan dalam organisasi.
                                    10. Inisiatif – bawahan harus diberi kebebasan untuk menjalankan dan menyelesaikan rencananya, walaupun nantinya ada suatu kesalahan.

                                    James D. Mooney

                                    Dia mendefinisikan organisasi sebagai kelompok, dua atau lebih, orang yang bergabung untuk tujuan organisasi tersebut perlu diperhatikan 4 (empat) kaidah dasar sebagai berikut :

                                    1. Koordinasi – syarat adanya wewenang, saling melayani, doktrin (perumusan tujuan), dan disiplin.
                                    2. Prinsip scalar – proses yang terdiri dari prinsip, prospek, dan pengaruh sendiri yang tercermin dari kepemimpinan, delegasi, dan definisi fungsional.
                                    3. Prinsip fungsional – dengan adanya fungsionalisme atas berbagai macam tugas yang berbeda.
                                    4. Prinsip staf – kejelasan perbedaan antara staf dan lini.

                                    Mary Parker Follett

                                    Dia memberikan sumbangan besar dalam bidang manajemen melalui aplikasi praktik ilmu-ilmu social dalam administrasi perusahaan.

                                    Dia pun mengemukakan tentang perlunya kretivitas, kerjasama antar manajer dan bawahan, dan pemecahan konflik.

                                    Ia percaya bahwa konflik dapat dibuat konstruktif dengan penggunaan proses ontegrasi dimana orang-orang yang terlibat mencari jalan pemecahan bersama perbedaan-perbedaan diantara mereka.

                                    Dia menguraikan pula suatu pola organisasi yang ideal dimana manajer mencapai koordinasi melalui komunikasi yang terkendali dengan para karyawan.

                                    Chester I. Barnard

                                    Dia memandang organisasi sebagai sistem kegiatan yang diarahkan pada tujuan. Fungsi-fungsi utama manajemen, menurut pandangan Barnard, adalah perumusan tujuan dan pengadaan sumber-sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

                                    Barnard menekankan pentingnya peralatan komunikasi untuk pencapaian tujuan kelompok. Dia juga mengemukakan teori penerimaan pada wewenang. Menurut teorinya, bawahan akan menerima perintah bila mereka memahami dan mampu serta berkeinginan untuk menuruti atasan.

                                    Ia adalah pelopor dalam penggunaan “pendekatan system” untuk pengelolaan organisasi.

                                    Hubungan Manusiawi

                                    Elton Mayo dan Percobaan Hawthorne’s

                                    Hubungan manusiawi sering digunakan sebagai cara untuk menggambarkan suasana dimana manajer berhubungan dengan bawahannya.

                                    Elton Mayo dan kawan-kawannya mengadakan studi tentang perilaku manusia dalam bermacam situasi kerja yang sangat terkenal di Pabrik Hawthorne meilik perusahaan Western Electric dari tahun 1927-1932.

                                    Mereka telah membagi karyawan menjadi kelompk penelitian sebagai berikut :

                                    1. Dilakukan untuk meneliti pengaruh kondisi penerangan di pabrik terhadap produktivitas kerja.
                                    2. Menempatkan beberapa karyawan dalam ruangan yang terpisah-pisah.
                                    3. Kelompok kerja informal – lingkungan social karyawan – juga mempunyai pengaruh besar pada produktivitas.

                                    Hugo Muntsberger

                                    Dia mengemukakan bahwa untuk mencapai peningkatan produktivitas dapat dilakukan dengan cara :

                                    1. penemuan orang yang memungkinkan untuk diajak kerjasama (best possible person).
                                    2. Penciptaan suasana kerja yang mendukung (best possible work).
                                    3. Penggunaan kiat-kiat terbaik untuk memotivasi karyawan. (best possible effect)

                                    Munt’s menyarankan penggunaan teknik-teknik yang diambil dari psikologi eksperimen, dimana kejiwaan seseorang sangat berpengaruh terhadap jabatan yang sedang didudukinya. Ia juga mengingatkan adanya pengaruh faktor-faktor social dan budaya terhadap organisasi.

                                    Manajemen Modern

                                    Abraham Maslow

                                    Mengemukakan adanya hirarki kebutuhan dalam hubungannya dengan perilaku manusia dan dinamika proses motivasi.

                                    Chris Argyris

                                    Memandang organisasi sebagai system social atau sistem antar hubungan budaya.

                                    Douglas Mc Gregor

                                    Memperkenalkan teori perilaku organisasi X dan Y.

                                    Edgar Schein

                                    Ia meneliti dinamika kelompok dalam organisasi.

                                    Rensis Likert

                                    Telah mengidentifikasi dan melakukan penelitian secara ekstensif mengenai 4 (empat) sistem manajemen, dari sistem eksploitatif – otoritatif s/d sistem partisipatif – kelompok.

                                    Langkah Perkembangan Manajemen Modern

                                    Melalui dua jalur :

                                    1. Merupakan pengembangan dari aliran hubungan manusiawi yang dikenal dengan perilaku organisasi.
                                    2. Merupakan pengembangan yang didapat dari manajemen ilmiah yang dikenal sebagai aliran kuantitatif.

                                    PENDEKATAN SISTEM

                                    Pendekatan sistem pada manajemen bermaksud untuk memandang organisasi sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan.

                                    Pendekatan ini memberi manajer cara memandang organisasi sebagai suatu keseluruhan dan sebagai bagian dari lingkungan eksternal yang lebih luas.

                                    Sebagai suatu pendekatan manajemen, sistem mencakup sistem umum dan sistem khusus serta analisis tertutup maupun analisis terbuka. Pendekatan sistem umum pada manajemen dapat dikaitkan dengan konsep-konsep organisasi formal dan teknis, filosofis, dan sosiopsikologis.

                                    Sedangkan analisis sistem manajemen spesifik meliputi bidang-bidang seperti struktur organisasi, desain pekerjaan, sistem informasi akuntansi, serta mekanisme-mekanisme perencanaan dan pengawasan.

                                    Jadi, dalam analisa manajemen modern baik pendekatan sistem terbuka maupun sistem tertutup digunakan. Pendekatan sistem terbuka sangat menekankan pentingnya pengaruh lingkungan terhadap suasana kerja, sedangkan pendekatan sistem tertutup amatlah mengabaikan pengaruh lingkungan terhadap suasana kerja di kantor.

                                    PENDEKATAN KONTINGENSI

                                    Pendekatan kontingensi (contingency approach) dikembangkan oleh para manajer, konsultan dan peneliti yang mencoba menerapkan konsep-konsep dari berbagai aliran manajemen dalam suatu kehidupan nyata.

                                    Menurut pendekatan ini tugas manajer adalah mengidentifikasikan teknik mana, pada situasi tertentu, dibawah keadaan tertentu, dan pada waktu tertentu akan membantu pencapaian tujuan manajemen. Contohnya, perlunya dukungan moral dan materi bagi karyawan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

                                    Pendekatan kontingensi telah berkembang di beberapa bidang manajemen, seperti perancangan organisasi, kepemimpinan, motivasi, perencanaan yang strategik dan dinamika kelompok. Tujuannya untuk menjembatani kesenjangan yang ada dalam teori dan praktek.

                                    Ada tiga bagian utama dalam kerangka konseptual manajemen kontingensi :

                                    1. Lingkungan
                                    2. Konsep-konsep dan teknik manajemen
                                    3. Hubungan kontingensi antara keduanya.

                                    BAB V

                                    TAHAP PERENCANAAN

                                    ARTI DAN PERANAN PERENCANAAN

                                    George Terry mengartikan perencanaan sebagai pemilihan dan pengkaitan terhadap fakta dan sebuah pembuatan dan penggunaan asumsi tentang keputusan-keputusan di waktu selanjutnya secara nyata dengan melakukan berbagai kegiatan guna mencapai hasil dan tujuan yang ingin dicapai.

                                    Peranan perencanaan :

                                    1. Mendorong pimpinan mulai dari tingkat atas sampai ke tingkat bawah untuk berpikir secara sistematis.
                                    2. Membantu pimpinan dalam melaksanakan koordinasi.
                                    3. Mendorong pimpinan eselon atas untuk menampilkan garis-garis besar organisasi guna mencapai tujuan.
                                    4. Membantu pelaksanaan pengawasan terhadap perkembangan dari pekerjaan yang sedang kita lakukan.
                                    5. Membantu manajer dalam menghadapi perkembangan di masa mendatang.
                                    6. Membantu terciptanya gambaran dan hubungan pertanggungjawaban dari masing-masing bagian organisasi.

                                    JENIS-JENIS PERENCANAAN

                                    Terdiri dari :

                                    Segi tempat :

                                        • Perencanaan kota
                                        • Perencanaan regional
                                        • Perencanaan nasional

                                        Segi tujuan :

                                        • Perencanaan sosial ekonomi
                                        • Perencanaan pendidikan
                                        • Perencanaan industrialisasi

                                          Segi tingkatan :

                                            • Perencanaan politik
                                            • Perencanaan kerja
                                            • Perencanaan operasi

                                              Segi waktu :

                                                • Perencanaan jangka panjang
                                                • Perencanaan jangka menengah
                                                • Perencanaan jangka pendek

                                                UNSUR-UNSUR PERENCANAAN

                                                Terdiri dari :

                                                  • Dinamis

                                                    Perencanaan harus melihat ke depan, memberikan prospek secara rasional dan dapat diperhitungkan hasil dan manfaatnya.

                                                      • Berkesinambungan

                                                        Perencanaan tidak hanya untuk sekali saja, tetapi untuk selanjutnya juga demi mencapai tujuan organisasi.

                                                          • Fleksibel

                                                            Perencanaan dapat diubah sesuai keadaan atau bila perlu disempurnakan dengan tidak mengubah tujuan organisasi.

                                                            PROSES PERENCANAAN

                                                            Terdiri dari :

                                                              • Penentuan misi dan tujuan

                                                                Mencakup pernyataan-pernyataan umum tentang misi, falsafah maksud, dan tujuan organisasi yang dipengaruhi oleh nilai-nilai yang dibawakan oleh manajer.

                                                                  • Pengembangan profil perusahaan

                                                                    Dilakukan dengan merumuskan beberapa tujuan dan strategi penting yang dapat kita terapkan sekarang.

                                                                      • Analisa lingkungan eksternal

                                                                        Maksudnya, untuk merumuskan cara-cara di mana perubahan-perubahan lingkungan ekonomi, teknologi, social, budaya dan politik dapat secara tidak langsung mempengaruhi organisasi.

                                                                          • Analisa internal perusahaan

                                                                            Berupa kekuatan dan kelemahan perusahaan, yang dilakukan dengan memperbandingkan profil perusahaan dan lingkungan eksternal.

                                                                              • Identifikasi kesempatan dan ancaman

                                                                                Umumnya meneliti masalah identifikasi tujuan dan strategi, analisa lingkunganm serta analisa kekuatan dan kelemahan organisasi dipadukan dalam langkah yang terpadu.

                                                                                  • Pembuatan keputusan strategi

                                                                                    Langkah ini terdiri dari identifikasi, penilaian, dan pemilihan berbagai alternatif strategik.

                                                                                      • Pengembangan strategi perusahaan

                                                                                        Berupa penjabaran berbagai tujuan yang ditetapkan oleh perusahaan dalam bentuk sasaran jangka pendek dan strategi-strategi operasional.

                                                                                          • Implementasi strategi

                                                                                            Yang menyangkut kegiatan manajemen untuk mengoperasikan strategi, berupa peletakan strategi menjadi kegiatan yang melibatkan penugasan tanggung jawab atas keberhasilan strategi yang telah diterapkan.

                                                                                              • Peninjauan kembali dan evaluasi

                                                                                                Proses ini disebut pengendalian strategi (strategique control). Setelah diterapkan, manajer perlu senantiasa memonitor secara berkala, atau pada tahap-tahap kritis untuk menilai apakah organisasi berjalan ke arah tujuan yang telah ditetapkan atau tidak.

                                                                                                BAB VI

                                                                                                TAHAP PENGORGANISASIAN

                                                                                                Arti dan Peranan Pengorganisasian

                                                                                                Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai tujuan organisasi, sumber daya yang ada, dan lingkungan yang melingkupinya.

                                                                                                Peranan pengorganisasian terdiri dari :

                                                                                                  • Departementalisasi

                                                                                                    Merupakan pengelompokkan berbagai kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama.

                                                                                                      • Pembagian kerja

                                                                                                        Adalah perincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas.

                                                                                                        Prinsip-prinsip Pengorganisasian

                                                                                                        Terdiri dari :

                                                                                                          • Perumusan Tujuan Organisasi Dengan Jelas

                                                                                                            Dengan adanya perumusana tujuan ini, akan memudahkan setiap orang bekerja sama mencapai hasil akhir. Tujuan itu menjadi sasaran dari setiap kegiatan organisasi.

                                                                                                              • Pembagian Pekerjaan (Job Description)

                                                                                                                Disini, organisasi merupakan bagian dari sistem pembagian kerja. Oleh karena itu susunan organisasi harus dibentuk berdasarkan kebutuhan dan tujuan organisasi.

                                                                                                                  • Kontinuitas Dan Fleksibilitas (continuity and flexibility)

                                                                                                                    Artinya, disini unsur kelangsungan dan kesinambungan sikap organisasi harus benar-benar terjamin, baik dalam rencana kerja maupun dalam pelaksanaan kegiatan dari rencana kerja tersebut.

                                                                                                                      • Delegasi Wewenang Dan Tanggung Jawab

                                                                                                                        Tidak terlalu ketat, namun harus juga memperhatikan adanya wewenang, yaitu hak untuk bertindak, dan tanggung jawab, yaitu kewajiban untuk melaksanakan tugas.

                                                                                                                          • Kesatuan Arah (unity of direction)

                                                                                                                            Semua kegiatan, pemikiran, keahlian, waktu dan kemampuan harus ditujukan pada satu arah, yaitu pencapaian tujuan secara efektif dan efisien.

                                                                                                                              • Kesatuan Komando (unity of command)

                                                                                                                                Maka, kerja sama akan lebih terjamin dengan baik, pemusatan usaha dan pengendalian komando lebih terpusat. Hal ini untuk menghindari misunderstanding dan miscommunication.

                                                                                                                                  • Rentangan Kekuasaan (span of control)

                                                                                                                                    Disini, ditentukan berapa jumlah orang yang harus berada dibawah kekuasaan pejabat atau manajer demi memperlancar pelaksanaan dari pembagian kerja.

                                                                                                                                    Bentuk-bentuk Organisasi

                                                                                                                                    Menurut Henry G. Hodgen, mengemukakan 4 (empat) bentuk bagan organisasi, yaitu :

                                                                                                                                      • Bentuk piramida

                                                                                                                                        Bentuk ini yang paling banyak digunakan, karena sederhana, jelas, dan mudah dipahami.

                                                                                                                                          • Bentuk vertikal

                                                                                                                                            Bentuk vertikal agak menyerupai bentuk pyramid, yaitu dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah, hanya bagan vertikal berwujud tegak sepenuhnya.

                                                                                                                                              • Bentuk horizontal

                                                                                                                                                Bagan ini digambarkan secara mendatar, aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.

                                                                                                                                                  • Bentuk lingkaran

                                                                                                                                                    Bagan ini menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain, jarang ditemukan dalam praktek.

                                                                                                                                                    BAB VII

                                                                                                                                                    KOORDINASI, DEPARTEMENTALISASI

                                                                                                                                                    DAN RENTANG MANAJEMEN

                                                                                                                                                    Pengertian Koordinasi dan Departementalisasi

                                                                                                                                                    Koordinasi (coordination) adalah proses penyatuan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

                                                                                                                                                    Tanpa adanya koordinasi, individu-individu dan departemen-departemen pasti akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi.

                                                                                                                                                    Disini, mereka pasti akan mengejar kepentingan sendiri yang seringkali merugikan pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

                                                                                                                                                    Departementaliasi (departementalization) adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan tersebut saling berhubungan dan berjalan lancar.

                                                                                                                                                    Jenis-jenis Departementalisasi

                                                                                                                                                    Terdiri dari :

                                                                                                                                                      • Departementalisasi Fungsional (Functional Departementalization)

                                                                                                                                                        Departemen ini mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi.

                                                                                                                                                        Kebaikannya, dapat menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi, dan memungkinkan pengawasan manajemen puncak secara ketat terhadap fungsi-fungsi perencanaan.

                                                                                                                                                        Keburukannya, struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan, memberikan tanggapan yang lambat akan perubahan dan kurangnya inisiatif untuk lebih berkembang dengan baik.

                                                                                                                                                          • Departementalisasi Divisional

                                                                                                                                                            (Divisional Departementalization)

                                                                                                                                                            Terdiri dari :

                                                                                                                                                            a)       Struktur organisasi produk

                                                                                                                                                            Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk).

                                                                                                                                                            Divisionalisasi produk adalah pola yang masuk akal untuk dapat diterapkan bila produk yang dipasarkan memiliki kelebihan-kelebihan dibandingkan produk lainnya.

                                                                                                                                                            b)       Struktur organisasi wilayah

                                                                                                                                                            Disebut departementalisasi daerah, adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau dimana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya.

                                                                                                                                                            c)        Struktur organisasi proyek

                                                                                                                                                            Departementalisasi ini lebih menyangkut pembentukan tim-tim ahli untuk mencapai suatu tujuan khusus, biasanya setiap ada proyek yang berdasarkan pesanan kerja.

                                                                                                                                                            d)       Struktur organisasi matriks

                                                                                                                                                            Departementalisasi matriks adalah sama dengan departementalisasi proyek dengan satu perbedaan pokok. Dalam struktur matriks, staf memiliki dua atasan sehingga mereka berada dibawah dua wewenang.

                                                                                                                                                            e)       Struktur organisasi langganan

                                                                                                                                                            Atau departementalisasi langganan, adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk atau jasa tertentu oleh konsumen.

                                                                                                                                                            Kebaikan departementalisasi divisional:

                                                                                                                                                            • meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat;
                                                                                                                                                            • menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas.
                                                                                                                                                            • Merumuskan tanggung jawab secara jelas  dan memusatkan perhatian pada pertanggung jawaban ataas prestasi kerja.
                                                                                                                                                            • Baik untuk lingkungan yang cepat berubah.
                                                                                                                                                            • Tempat latihan yang baik bagi para manajer stratejik.

                                                                                                                                                            Keburukan departementalisasi divisional :

                                                                                                                                                            • Menyebabkan berkembangnya persaingan potensial antara berbagai sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas.
                                                                                                                                                            • Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada para manajer divisi.
                                                                                                                                                            • Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya alam dan distribusi biaya-biaya overhead perusahaan.
                                                                                                                                                            • Dapat menimbulkan inkonsistensi kebijaksanaan antara divisi-divisi.
                                                                                                                                                            • Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.

                                                                                                                                                            Rentang Manajemen

                                                                                                                                                            Rentang manajemen (span of control) adalah prinsip manajemen yang berkaitan dengan jumlah karyawan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan.

                                                                                                                                                            Disini, tugas bawahan adalah memberikan laporan kepada seorang manajer tertentu.

                                                                                                                                                            Alasan Utama Pentingnya Rentang Manajemen

                                                                                                                                                            Yaitu ;

                                                                                                                                                            a)       Rentang manajemen selalu mempengatuhi penggunaan efisiensi manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka.

                                                                                                                                                            b)       Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi, berdasarkan sempit (tall) dan  lebarnya (flat) rentang manajemen.

                                                                                                                                                            Pendekatan Rentang Manajemen

                                                                                                                                                            Graicunas mengemukakan rumus sebagai berikut :

                                                                                                                                                            R = n ( 2n – 1 + n – 1)

                                                                                                                                                            Dimana : R = jumlah hubungan

                                                                                                                                                            n = jumlah bawahan

                                                                                                                                                            Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Rentang Manajemen

                                                                                                                                                            Terdiri dari :

                                                                                                                                                            a)       Kesamaan fungsi-fungsi

                                                                                                                                                            b)       Kedekatan geografis

                                                                                                                                                            c)        Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan

                                                                                                                                                            d)       Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan

                                                                                                                                                            e)       Perencanaan yang dibutuhkan manajer

                                                                                                                                                            f)         Bantuan organisasional yang disediakan bagi pengawas

                                                                                                                                                            Disini, rentang manajemen dapat melebar bila :

                                                                                                                                                            a)       Pekerjaan bersifat rutin

                                                                                                                                                            b)       Operasi-operasi stabil

                                                                                                                                                            c)        Pekerjaan bawahan sejenis

                                                                                                                                                            d)       Bawahan dapat bekerja secara mandiri

                                                                                                                                                            e)       Prosedur dan metode dibuat secara baik dan telah diformulasi

                                                                                                                                                            f)         Pekerjaan tidak membutuhkan tingkat pengawasan yang tinggi.

                                                                                                                                                            Bila dihubungkan dengan sifat atasan, maka :

                                                                                                                                                            a)       Manajer adalah terlatih baik dan berkomunikasi tinggi.

                                                                                                                                                            b)       Manajer menerima bantuan dalam pelaksanaan seluruh kegiatan supervisinya.

                                                                                                                                                            c)        Manajer tidak memiliki kegiatan tambahan diluar tugasnya.

                                                                                                                                                            d)       Manajer lebih menyukai gaya supervisi fleksibel.

                                                                                                                                                            BAB IX

                                                                                                                                                            PENYUSUNAN PERSONALIA

                                                                                                                                                            Pengertian wewenang, delegasi dan desentralisasi

                                                                                                                                                            Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu atau menolak sesuatu untuk mencapai tujuan perusahaan/lembaga.

                                                                                                                                                            Delegasi (delegation) adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu.

                                                                                                                                                            Desentralisasi (decentralization) adalah konsep penyebaran atau konsep peluasan kekuasaan dan pembuatan keputusan ke tingkatan organisasi yang lebih rendah.

                                                                                                                                                            Jenis-jenis wewenang

                                                                                                                                                            Terdiri dari :

                                                                                                                                                            1. wewenang lini (lini authority) adalah wewenang dimana atasan melakukannya atas bawahannya langsung dalam bentuk rantai perintah.
                                                                                                                                                            2. wewenang staff (staff authority) adalah hak yang dipunyai oleh staf tertentu atau orang yang ahli untuk menyarankan, memberi saran, dan pendapat kepada bagian kepegawaian.
                                                                                                                                                            3. wewenang staff fungsional (functional staff authority) adalah hubungan yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini. Biasanya wewenang dijalankan sesuai jabatan dan skill masing-masing.

                                                                                                                                                            Pendelegasian wewenang yang efektif

                                                                                                                                                            Menggunakan berbagai prinsip :

                                                                                                                                                            1. Prinsip skalar

                                                                                                                                                            Harus ada garis wewenang yang jelas mengalir setingkat demi setingkat dari tingkat organisasi teratas hingga terbawah, untuk mengetahui :

                                                                                                                                                            • Kepada siapa dia dapat mendelegasikan ?
                                                                                                                                                            • Dari siapa dia akan menerima delegasi ?
                                                                                                                                                            • Kepada siapa dia harus memberikan pertanggungjawaban ?

                                                                                                                                                            Untuk menghindari terjadinya :

                                                                                                                                                            • Gaps, tugas tugas yang tidak ada penanggung jawabnya.
                                                                                                                                                            • Overlaps, tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan kepada banyak staf.
                                                                                                                                                            • Splits, tanggung jawab atas tugas yang sama diberiken kepada lebih dari satu unit perusahaan/banyak cabang perusahaan/anak prshn.
                                                                                                                                                            1. Prinsip kesatuan perintah

                                                                                                                                                            Menyatakan bahwa setiap bawahan dalam organisasi seharusnya melapor hanya kepada seorang atasan. Bawahan pun dapat mengindari tanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang jelek dengan alas an banyaknya tugas dari atasan lain.

                                                                                                                                                            1. Prinsip tanggung jawab

                                                                                                                                                            Prinsip ini menyatakan bahwa :

                                                                                                                                                            • Agar organisasi dapat menggunakan sumber dayanya dengan lebih baik, tanggung jawab untuk tugas tertentu diberikan kepada staf dibawahnya.
                                                                                                                                                            • Konsekuensi wajar peranan tersebut adalah bahwa setiap individu dalam organisasi harus diberi wewenang seperlunya saja.
                                                                                                                                                            • Bagian penting dari delegasi tanggung jawab dan wewenang adalah akuntabilitas penerimaan tanggung jawab.

                                                                                                                                                            Sentralisasi dan desentralisasi

                                                                                                                                                            Sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang atas suatu organisasi. Desentralisasi adalah penyebaran atau pelimpahan secara meluas kekuasaan dan pembuatan keputusan-keputusan tingkat organisasi terendah.

                                                                                                                                                            Faktor yang mempengaruhi derajat desentralisasi :

                                                                                                                                                            1. filsafat manajemen, banyak manajer puncak yang sangat otokratik dan menginginkan pengawasan pusat yang kuat, yang dapat mempengaruhi kesediaan manajemen dalam wewenang.
                                                                                                                                                            2. ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi, dimana organiasasi inefisien bila semua wewenang pembuatan keputusan ada pada satu atau beberapa manajer puncak saja.
                                                                                                                                                            3. strategi dan lingkungan organisasi.
                                                                                                                                                            4. penyebaran geografis organisasi.
                                                                                                                                                            5. tersedianya peralatan pengawasan yang efektif.
                                                                                                                                                            6. kualitas manajer.
                                                                                                                                                            7. diversifikasi produk.
                                                                                                                                                            8. watak organisasi lain.

                                                                                                                                                            BAB X

                                                                                                                                                            MOTIVASI

                                                                                                                                                            Arti dan Peranan Motivasi

                                                                                                                                                            Motivasi merupakan kegiatan yang mengakibatkan, menyalurkan dan memelihara perilaku manusia sebagai subyek terpenting bagi manajer.

                                                                                                                                                            Dengan adanya motivasi, maka manajer dapat memahami perilaku orang-orang yang dipimpinnya apakah bias dipacu untuk lebih maju ke depannya atau tidak, sebagai peran utama motivasi.

                                                                                                                                                            Beberapa Teori Tentang Motivasi

                                                                                                                                                            Teori-teori Motivasi :

                                                                                                                                                            1. Teori-teori petunjuk (prescriptive theory)

                                                                                                                                                            Mengemukakan bagaimana memacu karyawan untuk dapat bekerja sesuai target yang ditetapkan oleh perusahaan/lembaga.

                                                                                                                                                            1. Teori-teori isi (content theories)

                                                                                                                                                            Disebut teori kebutuhan, adalah berkenaan dengan pertanyaan apa penyebab-penyebab perilaku atau memusatkan pada pertanyaan apa dari motivasi.

                                                                                                                                                            1. Teori-teori proses (processes theory)

                                                                                                                                                            Berkenaan dengan bagaimana perilaku dimulai dan dilaksanakan atau menjelaskan aspek bagaimana dari motivasi.

                                                                                                                                                            Teori-teori Isi

                                                                                                                                                            Abraham H. Maslow

                                                                                                                                                            Disebut teori kebutuhan manusia yang berpangkal pada :

                                                                                                                                                            1. kebutuhan-kebutuhan manusia dapat disusun dalam suatu hirarki dari yang terendah ke hirarki yang tertinggi.
                                                                                                                                                            2. suatu kebutuhan yang telah terpuaskan berhenti menjadi motivator utama dari perilaku.

                                                                                                                                                            Menurutnya, manusia akan didorong untuk memenuhi kebutuhan yang paling kuat sesuai waktu, keadaan, dan pengalamannya.

                                                                                                                                                            Kegunaan teori ini :

                                                                                                                                                            1. digunakan untuk memperjelas dan memperkirakan tidak hanya perilaku individual tetapi juga kelompok dengan melihat rataan kebutuhan mereka.
                                                                                                                                                            2. membuktikan bila tingkat kebutuhan terendah dapat terpuaskan, faktor tersebut akan berubah menjadi motivator penting dari perilaku dalam situasi tertentu.

                                                                                                                                                            Frederick Herzberg

                                                                                                                                                            Disebut teori pemeliharaan, dimana para karyawan baru cenderung memusatkan perhatiannya pada tingkat kebutuhan lebih rendah alam pekerjaan pertama mereka, terutama keselamatan kerja.

                                                                                                                                                            Herzberg dan kawan-kawannya menemukan faktor penentu kepuasan dan ketidakpuasan kerja :

                                                                                                                                                            1. prestasi dan semangat kerja
                                                                                                                                                            2. kemampuan dan kepuasan kerja
                                                                                                                                                            3. perlindungan dan keselamatan kerja
                                                                                                                                                            4. penghargaan dan tanggung jawab
                                                                                                                                                            5. kemajuan dan peningkatan karir

                                                                                                                                                            David McClelland

                                                                                                                                                            Ia dan kawan-kawannya menemukan adanya korelasi positif antara kebutuhan berprestasi dengan prestasi dan sukses pelaksanaan. Melalui riset empiriknya, ia mengemukakan bahwa usahawan, ilmuwan dan professional mempunyai tingkat motivasi prestasi diatas rata-rata.

                                                                                                                                                            Adapun ciri-ciri orang yang berprestasi dalam karir menurutnya adalah :

                                                                                                                                                            1. menyukai pengambilan resiko yang layak sebagai fungsi keterampilan.
                                                                                                                                                            2. mempunyai kecenderungan untuk menetapkan tujuan-tujuan prestasi yang layak dan menghadapi resiko yang sudah diperhitungkan.
                                                                                                                                                            3. mempunyai kebutuhan yang kuat akan umpan balik tentang apa yang telah dikerjakannya.
                                                                                                                                                            4. mempunyai keterampilan dalam perencanaan jangka panjang dan memiliki kemampuan berorganisasi dengan baik.

                                                                                                                                                            Teknik-teknik Motivasi

                                                                                                                                                            Ada 4 (empat) teknik yang dapat dipergunakan manajer untuk mengubah perilaku bawahan :

                                                                                                                                                            1. penguatan positif, berupa penguat pribadi, seperti minuman, makanan, penghargaan berujud hadiah, promosi dan uang.
                                                                                                                                                            2. penguatan negatif, dimana individu akan mempelajari perilaku yang membawa akibat yang menyebalkan lalu mencoba unuk tidak mengulangi perilaku tersebut.
                                                                                                                                                            3. pemadaman, berupa cara yang dilakukan dengan peniadaan penguatan.
                                                                                                                                                            4. hukuman, melalui mana manajer mencoba untuk mengubah perilaku bawahan yang tidak tepat dengan pemberian akibat buruk.

                                                                                                                                                            BAB XI

                                                                                                                                                            KOMUNIKASI

                                                                                                                                                            Arti dan Peranan Komunikasi

                                                                                                                                                            Komunikasi memiliki dua arti :

                                                                                                                                                            1. proses dimana fungsi-fungsi manajemen  seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai.
                                                                                                                                                            2. kegiatan dimana para manajer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka.

                                                                                                                                                            Peranan komunikasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka, dimana info harus dikomunikasikan kepada manajer agar mereka memiliki dasar-dasar perencanaan ke depan yang kuat, sehingga kinerja perusahaan diharapkan meningkat.

                                                                                                                                                            Proses komunikasi

                                                                                                                                                            Dilakukan melalui model :

                                                                                                                                                            1. Komunikasi antar pribadi
                                                                                                                                                            • Sumber (source)
                                                                                                                                                            • Penerjemahan berita (encoding)
                                                                                                                                                            • Pengiriman berita (transmitting the message)
                                                                                                                                                            • Penerimaan berita
                                                                                                                                                            • Penerjemahan kembali berita
                                                                                                                                                            • Saluran komunikasi
                                                                                                                                                            • Struktur wewenang organisasi
                                                                                                                                                            • Spesialisasi jabatan
                                                                                                                                                            • Pemilihan informasi
                                                                                                                                                            • Jaringan komunikasi
                                                                                                                                                            1. Komunikasi organisasional

                                                                                                                                                            Jaringan Komunikasi

                                                                                                                                                            Ada 4 (empat) macam jaringan komunikasi :

                                                                                                                                                            1. Lingkaran

                                                                                                                                                            Dalam jaringan lingkaran, sebagai contoh, B hanya dapat berkomunikasi dengan A dan C. Untuk berkomunikasi dengan E, B harus melalui A atau melalui C dan D.

                                                                                                                                                            1. Rantai

                                                                                                                                                            Menunjukkan dua bawahan (A dan E) yang melapor lepada atasan mereka (B dan D), yang selanjutnya oleh B dan D dilaporkan ke C.

                                                                                                                                                            1. Huruf “Y”

                                                                                                                                                            Bisa terdapat dalam bagian sekretariat dimana surat-surat diterima oleh E, disortir oleh D dan didistribusikan oleh C.

                                                                                                                                                            1. Bintang

                                                                                                                                                            C dapat berkomunikasi langsung dengan A, B, D, dan E, walaupun mereka ini tidak dapat berkomunikasi langsung satu sama lain, sebagai contoh, empat tenaga penjual (A, B, D, dan E) melapor ke manajer cabang (C).

                                                                                                                                                            Saluran Komunikasi

                                                                                                                                                            Terdiri dari :

                                                                                                                                                            1. Komunikasi vertikal

                                                                                                                                                            Terdiri dari :

                                                                                                                                                            • Komunikasi ke bawah (downward communication) dimulai dari manajemen puncak kemudian mengalir ke bawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling bawah.
                                                                                                                                                            • Komunikasi ke atas (upward communication) dimulai dari personalian paling bawah dan karyawan lini kemudian mengalir ke atas ke manajemen puncak.
                                                                                                                                                            1. Komunikasi lateral atau horizontal

                                                                                                                                                            Terdiri dari :

                                                                                                                                                            • Komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama.
                                                                                                                                                            • Komunikasi yang terjadi antara dan diantara departemen-departemen pada tingkatan organisasi yang sama.
                                                                                                                                                            1. Komunikasi diagonal

                                                                                                                                                            Merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini sering terjadi sebagai hasil hubungan-hubungan departemen lini dan staf.

                                                                                                                                                            Hambatan-hambatan Komunikasi

                                                                                                                                                            Terdiri dari :

                                                                                                                                                            1. hambatan-hambatan organisasional

                                                                                                                                                            terdiri dari :

                                                                                                                                                            • tingkatan hirarki

                                                                                                                                                            bila suatu organisasi tumbuh strukturnya berkembang, akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena berita harus melalui tingkatan (jenjang) tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih lama untuk mencapai tempat tujuan dan cenderung menjadi berkurang ketepatannya.

                                                                                                                                                            • Wewenang  manajerial

                                                                                                                                                            Tanpa wewenang untuk membuat keputusan tidak mungkin manajer dapat mencapai tujuan dengan efektif. Tetapi dilain pihak, pada kenyataannya bahwa seseorang yang mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan-hambatan terhadap komunikasi.

                                                                                                                                                            • Spesialisasi

                                                                                                                                                            Meskipun spesialisasi adalah prinsip dasar organisasi tetapi juga menciptakan masalah-masalah komunikasi, dimana hal ini cenderung memisahkan orang-orang, bahkan bila mereka bekerja saling berdekatan. Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah dalam pekerjaan dapat membuat orang-orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda. Akibatnya, dapat menghalangi perasaan memasyarakat, membuat sulit memahami, dan mendorong terjadinya berbagai kesalahan.

                                                                                                                                                            1. hambatan-hambatan antar pribadi

                                                                                                                                                            dipengaruhi oleh :

                                                                                                                                                            • persepsi selektif

                                                                                                                                                            adalah suatu proses yang menyeluruh dengan mana seseorang menyeleksi, mengorganisasikan, dan mengartikan segala sesuatu di lingkungannya.

                                                                                                                                                            • status atau kedudukan komunikator

                                                                                                                                                            berupa kecenderungan untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat dan dasar-dasar karakteristik-karakteristik pengirim informasi.

                                                                                                                                                            • keadaan membela diri

                                                                                                                                                            berupa perasaan pembelaan diri pada pengirim, penerima berita atau keduanya juga menimbulkan hambatan-hambatan komunikasi. Biasanya berupa defensif yang dilakukan oleh staf untuk mempertahankan haknya.

                                                                                                                                                            • pendengaran lemah

                                                                                                                                                            disebabkan karena mendengar hanya sesaat saja, memberikan pengaruh, menunjukkan tanda-tanda kejengkelan atau kebosanan terhadap pembicaraan, dan mendengar setengah-setengah.

                                                                                                                                                            • ketidaktepatan penggunaan bahasa

                                                                                                                                                            berupa anggapan bahwa pengertian terletak pada kata-kata yang digunakan.

                                                                                                                                                            Komunikasi yang efektif

                                                                                                                                                            Terdiri dari :

                                                                                                                                                            1. Kesadaran akan kebutuhan

                                                                                                                                                            Pentingnya komunikasi menyebabkan banyak perusahaan besar menggunakan para ahli komunikasi. Para spesialis komunikasi membantu perbaikan komunikasi dengan bantuannya kepada para penyelia memecahkan masalah-masalah komunikasi internai dan eksternal.

                                                                                                                                                            1. Penggunaan umpan balik

                                                                                                                                                            Cara manajer berkomunikasi dengan para bawahannya dapat menentukan jumlah umpan balik yang akan mereka terima. Disamping itu, tipe komunikasi yang digunakan dan lingkungan komunikasi penting dalam penentuan umpan balik macam apa yang akan didapatkannya.

                                                                                                                                                            1. Menjadi komunikator yang lebih efektif

                                                                                                                                                            Salah satu peralatan yang digunakan secara efektif oleh para psikolog, pembimbing, dan orang-orang yang profesinya memerlukan pemahaman yang mendalam tentang klien mereka, yaitu mendengar aktif (active listening), untuk mengembangkan dimensi baru keterampilan manajemen para manajer.

                                                                                                                                                            1. Pedoman komunikasi yang baik

                                                                                                                                                            Terdiri dari :

                                                                                                                                                            • Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum diutarakan.
                                                                                                                                                            • Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
                                                                                                                                                            • Pertimbangkan keadaan fisik manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.
                                                                                                                                                            • Konsultasikan dengan pihak lain, bila perlu, dalam perencanaan komunikasi.
                                                                                                                                                            • Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.
                                                                                                                                                            • Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapi untuk mengerti.

                                                                                                                                                            BAB XII

                                                                                                                                                            KEPEMPIMPINAN

                                                                                                                                                            Pengertian Kepemimpinan

                                                                                                                                                            Menurut Stoner, kepemimpinan (leadership) dapat didefinisikan sebagai suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari beberapa anggota yang saling berhubungan tugasnya.

                                                                                                                                                            Ruang lingkup kepemimpinan :

                                                                                                                                                            1. menyangkut orang lain, bawahan, staf
                                                                                                                                                            2. menyangkut pembagian kekuasaan antara manajer dan staf
                                                                                                                                                            3. pemimpin dapat mempergunakan pengaruhnya yang baik kepada bawahan masing-masing.

                                                                                                                                                            Pendekatan Kepemimpinan

                                                                                                                                                            Terdiri dari :

                                                                                                                                                            1. memandang kepemimpinan sebagai suatu kombinasi sifat-sifat (traits) yang tampak.
                                                                                                                                                            2. pendekatan perilaku-perilaku (behaviours) pribadi yang berhubungan dengan kepemimpinan efektif.
                                                                                                                                                            3. pendekatan situasional (situational), menganggap bahwa kondisi yang menentukan efektivitas kepemimpinan bervariasi dengan situasi – tugas-tugas yang dilakukannya, keterampilan dan pengharapan bawahan, lingkungan organisasi, pengalaman masa lalu pemimpin dan bawahan.

                                                                                                                                                            Beberapa Teori Kepemimpinan

                                                                                                                                                            Teori X dan teori Y dari McGregor :

                                                                                                                                                            1. Anggapan-anggapan teori X
                                                                                                                                                            • Umumnya pembawaan manusia malas dan ingin enaknya saja dalam bekerja.
                                                                                                                                                            • Karena karakteristik itu, orang harus dipaksa, diawasi, dan diarahkan, atau diancam dengan hukuman agar mereka menjalankan tugas untuk mencapai tujuan organisasi.
                                                                                                                                                            • Umumnya manusia lebih menyukai diarahkan, ingin menghindari tanggung jawab, mempunyai ambisi lebih kecil, dan menginginkan jaminan hidup yang layak.
                                                                                                                                                            • Penggunaan usaha fisik dan mental dalam bekerja adalah kodrat manusia.
                                                                                                                                                            • Pengawasan dan ancaman hukuman eksternal bukanlah satu-satunya cara untuk mengarahkan usaha pencapaian tujuan organisasi.
                                                                                                                                                            • Keterikatan pada tujuan merupakan fungsi dari penghargaan yang berhubungan dengan prestasi mereka.
                                                                                                                                                            • Biasanya, manusia dalam kondisi yang layak, belajar tidak hanya untuk menerima, tetapi mencari tanggung jawab.
                                                                                                                                                            1. Anggapan-anggapan teori Y

                                                                                                                                                            Tipe Kepemimpinan

                                                                                                                                                            Terdiri dari :

                                                                                                                                                            1. kepemimpinan berorientasi tugas (task oriented leaderships), dimana manajer mengarahkan dan mengawasi bawahan secara langsung dan tertutup untuk menjamin bahwa tugas-tugas sudah dikerjakan dengan baik.
                                                                                                                                                            2. kepemimpinan berorientasi karyawan (staff oriented leaderships), dimana manajer mendorong karyawan untuk melaksanakan tugas-tugas dengan memberikan kesempatan bawahan untuk ikut serta dalam pengambilan keputusan.

                                                                                                                                                            BAB XIII

                                                                                                                                                            MANAJEMEN KONFLIK

                                                                                                                                                            Pengertian Konflik

                                                                                                                                                            Konflik adalah segala macam interaksi pertentangan atau antagonistis antara dua pihak atau lebih. Konflik organisasi (organizational conflict) adalah ketidaksesuaian antara dua atau lebih anggota-anggota atau kelompok-kelompok organisasi yang timbul karena adanya kenyataan bahwa mereka harus membagi sumber dayanya yang terbatas/melaksanakan tugas diluar keahlian mereka.

                                                                                                                                                            Jenis-jenis Konflik

                                                                                                                                                            Terdiri dari :

                                                                                                                                                            1. Konflik dalam diri individu, muncul bila seseorang menghadapi ketidakpastian tentang karier yang diharapkan.
                                                                                                                                                            2. Konflik antar individu seorganisasi, muncul bila terjadi berbagai perbedaan kepentingan termasuk perselisihan paham di dalam kantor.
                                                                                                                                                            3. Konflik antar individu dan kelompok, biasanya berhubungan dengan cara individu menanggapi tekanan untuk keseragaman yang dipaksakan oleh kelompok kerja mereka.
                                                                                                                                                            4. Konflik antar kelompok seorganisasi, muncul bila ada perbedaan kepentingan antar kelompok.
                                                                                                                                                            5. Konflik antar organisasi, yang timbul sebagai akibat bentuk persaingan ekonomi dalam sistem perekonomian suatu negara, misalnya kondisi ekonomi Indonesia yang belum pulih 100% sejak 1997.

                                                                                                                                                            Sumber-sumber Konflik

                                                                                                                                                            Terjadi karena :

                                                                                                                                                            1. Kesalahan-kesalahan manajemen dalam perancangan dan pengelolaan organisasi.
                                                                                                                                                            2. Perbedaan kepentingan dan tujuan dalam organisasi.
                                                                                                                                                            3. Perbedaan pendapat antar individu dan kelompok.
                                                                                                                                                            4. Adanya pihak yang tidak menginginkan terjadinya kesepahaman atau kemajuan dalam organisasi.
                                                                                                                                                            5. Salah satu atau beberapa orang dalam organisasi merasa tidak puas dengan keputusan yang ditetapkan oleh manajer.

                                                                                                                                                            Metode Pengelolaan Konflik

                                                                                                                                                            Terdiri dari :

                                                                                                                                                            1. Stimulasi konflik dalam satuan-satuan organisasi dimana kegiatan lambat karena tingkat konflik terlalu rendah.

                                                                                                                                                            Langkah utamanya :

                                                                                                                                                            • Pemasukan atau penempatan orang luar ke dalam kelompok.
                                                                                                                                                            • Penyusunan kembali organisasi.
                                                                                                                                                            • Penawaran bonus, pembayaran insentif dan penghargaan untuk mendorong persaingan.
                                                                                                                                                            • Pemilihan manajer-manajer yang tepat.
                                                                                                                                                            • Perlakuan yang berbeda dengan kebiasaan.
                                                                                                                                                            1. Pengurangan atau penekanan konflik bila terlalu tinggi atau menurunkan produktivitas.

                                                                                                                                                            Langkah utamanya :

                                                                                                                                                            • Mengganti tujuan yang menimbulkan persaingan dengan tujuan yang lebih bias diterima kedua kelompok.
                                                                                                                                                            • Mempersatukan kedua kelompok yang bertentangan untuk menghadapi ancaman atau musuh yang sama.
                                                                                                                                                            1. Penyelesaian konflik.

                                                                                                                                                            Jadi, disini konflik diselesaikan dengan cara ;

                                                                                                                                                            • Dominasi dan penekanan, dilakukan dengan kekerasan (forcing), penenangan (smoothing), penghindaran (avoidance), dan aturan mayoritas (majority rules).
                                                                                                                                                            • Kompromi, dimana manajer menyelesaikan konflik melalui pencarian jalan tengah yang dapat diterima oleh pihak yang bersangkutan. Biasanya melalui arbitrase (perwasitan hukum), dan penyuapan (bribing).
                                                                                                                                                            • Pemecahan masalah integratif, dalam metode ini, konflik antar kelompok diubah menjadi situasi pemecahan masalah bersama yang dapat diselesaikan melalui teknik solusi problem.

                                                                                                                                                            Penanggulangan Konflik

                                                                                                                                                            Dilakukan dengan cara :

                                                                                                                                                            1. Tanggung jawab lini dan staf harus ditegaskan.

                                                                                                                                                            Para anggota lini bertanggung jawab atas keputusan-keputusan operasional organisasi dimana mereka bebas menentukan sendiri cara-cara yang bisa memajukan perusahaan.

                                                                                                                                                            1. Menyatukan kegiatan-kegiatan lini dan staf.

                                                                                                                                                            Saran-saran staf akan lebih realistik bila berkonsultasi lebih dulu dengan anggota lini dalam proses penyusunan saran-saran mereka. Konsultasi staf-lini juga akan membuat para anggota lini bersedia menerapkan ide-ide staf.

                                                                                                                                                            1. Mengajarkan lini untuk menggunakan staf.

                                                                                                                                                            Manajer lini akan lebih mudah memanfaatkan keahlian staf bila mereka mengetahui kegunaan staf spesialis bagi mereka.

                                                                                                                                                            1. Mendapatkan pertanggungjawaban staf atas hasil-hasil.

                                                                                                                                                            Para anggota lini akan lebih siap melaksanakan saran-saran staf bila para anggota staf ikut bertanggung jawab atas kegagalan yang terjadi. Pertanggung jawaban ini juga akan membuat para anggota staf lebih berhati-hati dalam menyusun saran-saran mereka.

                                                                                                                                                            BAB XIV

                                                                                                                                                            PENGAWASAN

                                                                                                                                                            Arti dan Peranan Pengawasan

                                                                                                                                                            Pengawasan dapat diartikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai.

                                                                                                                                                            Menurut Robert J. Mockler, pengawasan manajemen adalah suatu usaha yang tersusun rapi guna menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya.

                                                                                                                                                            Peranan pengawasan sangatlah berguna dalam menilai apakah perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengarahan telah dilaksanakan secara tepat guna.

                                                                                                                                                            Proses Pengawasan

                                                                                                                                                            Terdiri dari :

                                                                                                                                                            1. Penetapan standar

                                                                                                                                                            Terdiri dari :

                                                                                                                                                            • Standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan atau mutu produk.
                                                                                                                                                            • Standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.
                                                                                                                                                            • Standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan.
                                                                                                                                                            1. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

                                                                                                                                                            Disini, diberlakukan penentuan pelaksanaan kegiatan secara tepat melalui berapa kali, dalam bentuk apa, dan siapa saja pihak yang terlibat.

                                                                                                                                                            1. Pengukuran pelaksanaan kegiatan

                                                                                                                                                            Dilakukan dengan cara :

                                                                                                                                                            • Pengamatan (observasi)
                                                                                                                                                            • Laporan lisan dan tertulis
                                                                                                                                                            • Metode-metode otomatis
                                                                                                                                                            • Inspeksi, pengujian dan pengambilan sampel
                                                                                                                                                            1. Pembandingan  pelaksanaan dengan standar dan analisis penyimpangan (apakah sesuai rencana atau tidak)
                                                                                                                                                            2. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan

                                                                                                                                                            Berupa :

                                                                                                                                                            • Mengubah standar mula-mula (terlalu tinggi atau terlalu rendah)
                                                                                                                                                            • Mengubah ukuran pelaksanaan (bila perlu mangganti sistem atau rencana)
                                                                                                                                                            • Mengubah cara menganalisa dan menginterpretasikan

                                                                                                                                                            Jenis-jenis Pengawasan

                                                                                                                                                            Terdiri dari ;

                                                                                                                                                            1. Pengawasan pendahuluan (feedforward control)

                                                                                                                                                            Dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar dan tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.

                                                                                                                                                            1. Pengawasan sejajar (concurrent control)

                                                                                                                                                            Merupakan suatu cara dimana aspek tertentu dari suatu prosedut harus disetujui dulu atau syarat tertentu harus dipahami dulu sebelum kegiatan-kegiatan dilanjutkan.

                                                                                                                                                            1. 3. Pengawasan umpan balik (feedback control)

                                                                                                                                                            Disini, dilakukan pengukuran atas hasil-hasil dari suatu aktivitas yang telah diselesaikan apakah sesuai rencana atau tidak.

                                                                                                                                                            Berikan Balasan

                                                                                                                                                            Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

                                                                                                                                                            WordPress.com Logo

                                                                                                                                                            You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

                                                                                                                                                            Twitter picture

                                                                                                                                                            You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

                                                                                                                                                            Facebook photo

                                                                                                                                                            You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

                                                                                                                                                            Google+ photo

                                                                                                                                                            You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

                                                                                                                                                            Connecting to %s

                                                                                                                                                            Ikuti

                                                                                                                                                            Get every new post delivered to your Inbox.

                                                                                                                                                            %d blogger menyukai ini: